KOMUNIKASI BISNIS
A. Dasar Komunikasi
dan Komunikasi Bisnis
1. Pengertian dan
Cakupan Komunikasi
Komunikasi
adalah "suatu proses
di mana seseorang atau beberapa orang, kelompok,
organisasi,
dan masyarakat
menciptakan, dan menggunakan informasi
agar terhubung dengan lingkungan
dan orang lain". Pada
umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau
verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa
verbal
yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan
menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum,
menggelengkan kepala, mengangkat bahu.
Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.
Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar
komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell
komponen-komponen komunikasi adalah:
·
Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak
yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.
·
Pesan (message) adalah isi atau maksud yang
akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.
·
Saluran (channel) adalah media di mana pesan
disampaikan kepada komunikan. dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka)
saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada/suara.
·
Penerima atau komunikate (receiver) adalah
pihak yang menerima pesan dari pihak lain
·
Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari
penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.
Kelima komponen penting yang harus diperhatikan dalam
proses komunikasi diatas tidak hanya berlaku untuk komunikasi bisnis, tetapi
dalam dunia pendidikan kelima komponen tersebut juga penting untuk
diperhatikan. Hal itu diperlukan untuk mencapai sebuah tujuan belajar yang
diharapkan melalui komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif dalam
pembelajaran banyak ditentukan oleh keaktifan selama proses belajar berlangsung
yaitu adanya bentuk komunikasi dalam bentuk timbal balik berupa pertanyaan dan
jawaban pertanyaan dari sebuah proses belajar mengenai topik tertentu yang
dibahas dalam proses belajar tersebut.
Media
(channel) alat yang menjadi penyampai pesan dari komunikator ke komunikan.
a.
Komunikan (receiver) menerima pesan yang
disampaikan dan menerjemahkan isi pesan yang diterimanya ke dalam bahasa yang
dimengerti oleh komunikan itu sendiri.
b. Komunikan (receiver)
memberikan umpan balik (feedback) atau tanggapan atas pesan yang
dikirimkan kepadanya, apakah dia mengerti atau memahami pesan yang dimaksud
oleh si pengirim.
2.
Unsur-unsur dalam Komunikasi
Komunikasi ini memiliki tujuan
tertentu, baik untuk mentransfer ide, mengedukasi, atau untuk mengubah sesuatu.
Agar tujuan komunikasi tercapai maka seluruh proses komunikasi harus berjalan
dengan baik. Agar proses komunikasi berjalan dengan baik, maka setiap unsur
dalam komunikasi harus diperhatikan sedemikian rupa, sehingga dapat
menghasilkan feedback positif dari komunikan. Berikut ini akan Pakar Komunikasi
paparkan unsur – unsur komunikasi yang memiliki peran penting dalam
keberhasilan sebuah proses komunikasi.
1. Komunikator
Komunikator merupakan unsur komunikasi yang bertindak
sebagai penyampai pesan. Komunikator merupakan sumber informasi bagi komunikan.
Sehingga bagaimana komunikator mendeliver sebuah pesan sangat
mempengaruhi keberhasilan komunikasi. Apakah komunikan dapat menangkap dan
mengerti sebuah pesan atau tidak, dan bagaimana respon yang dihasilkan
komunikan sangat ditentukan oleh kemampuan komunikator dalam menyampaikan
pesan.
Berikut beberapa hal yang perlu dimiliki oleh seorang
komunikator agar pesan yang disampaikan dapat diterima oleh komunikan:
·
Menguasai tehnik bicara atau menulis untuk
menyampaikan pesan.
·
Memiliki pengetahuan luas mengenai pesan yang akan
disampaikan.
·
Memiliki kemampuan untuk menyusun isi pesan dengan
baik.
·
Memiliki kemampuan untuk memilih media yang paling
tepat untuk digunakan dalam menyampaikan pesan.
·
Memiliki kredibilitas yang baik dimata audience atau
komunikan.
·
Memiliki pengetahuan untuk mengantisipasi gangguan
yang mungkin timbul.
·
Memiliki kemampuan untuk memberikan tanggapan atas
feedback yang diberikan komunikan.
2. Pesan
Pesan merupakan ide, informasi atau berita yang ingin
disampaikan komunikator kepada komunikan. Pesan disini bisa berupa kata-kata,
tulisan, gambar atau lainnya. Pesan mengandung materi yang ditujukan untuk
mempengaruhi atau mengubah komunikan. Pesan sendiri terbagi dalam beberapa
jenis sebagai berikut:
- Pesan
informatif
Pesan informatif adalah pesan yang sifatnya memberikan
keterangan, fakta, atau informasi lainnya. Pesan jenis ini merupakan pesan yang
dapat dijadikan acuan dalam pengambilan sebuah keputusan oleh komunikan. Contoh
pesan jenis ini misalnya informasi mengenai bencana alam, jenis bantuan apa
yang dibutuhkan oleh pengungsi.
- Pesan
persuasif
Pesan persuasif adalah pesan yang bersifat membujuk.
Tujuan pesan jenis ini adalah untuk merubah sikap komunikan. Dengan pesan jenis
ini komunikan dapat perubahan sikap komunikan didapatkan tanpa adaya paksaan,
namun berasal dari keinginan komunikan sendiri. Contoh pesan jenis ini misalnya
iklan sebuah produk.
- Pesan
koersif
Berkebalikan dengan pesan persuasif, pesan koefsif
merupakan pesan yang bersifat memaksa. Dalam mencapai tujuannya, yaitu merubah
prilaku komunikan, pesan jenis ini mengandung unsur paksaan seperti pemberian
sanksi atau semacamnya. Contoh pesan persuasif misalnya peraturan pegawai dalam
sebuah perusahaan.
3. Media komunikasi
Media komunikasi merupakan sarana atau saluran yang
digunakan oleh komunikator untuk menyampaikan sebuah pesan. Dalam
berkomunikasi, pesan akan diterima oleh pancaindra manusia baru selanjutnya
diproses dalam pikirannya dan kemudian menghasilkan sebuah feedback. Pesan yang
disampaikan dalam bentuk sebuah gambar dan suara biasanya akan lebih menarik
dari pada pesan yang hanya disampaikan lewat tulisan saja.
Pemilihan media atau sarana komunikasi yang digunakan
untuk menyampaikan sebuah pesan, bergantung pada sifat, jenis, atau bentuk
pesan yang akan disampaikan. Pesan dalam bentuk tulisan misalnya, dapat
disampaikan menggunakan media Koran atau majalah, sedangkan media televisi
bisanya digunakan untuk menyampaikan pesan dalam bentuk video (gambar dan
suara).
- Media
Personal
Media personal merupakan media komunikasi yang
digunakan oleh dua orang yang berkomunikasi secara personal atau pribadi.
Misalnya media telepon, media perpesanan atau chatting seperti whatsapp, telegram,
line, bbm, atau media video call seperti skype, whatsapp dan semacamnya.
- Media
Massa
Media massa merupakan media komunikasi yang digunakan
untuk mengkomunikasikan pesan kepada masyarakat luas. Target yang ditentukan
tidak spesifik seperti komunikasi person to person. Pesan yang
disampaikan melalui media ini biasanya berdampak besar bagi banyak orang, sebab
sifatnya yang masif. Contoh media massa misalnya televisi, Koran, atau radio.
4. Komunikan
Komunikan merupakan penerima pesan, pihak yang menjadi
sasaran komunikasi. Target yang ditentukan oleh komunikator untuk menerima
pesan yang disampaikannya. Komunikan bisa seorang indivisu, kelompok,
organisasi atau lainnya. Komunikan mempunyai tanggung jawab untuk dapat
memahami apa yang disampaikan komunikator kepadanya, untuk itu seorang
komunikan yang baik harus memperhatikan apa yang disampaikan komunikator dengan
baik.
Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dari
seorang komunikan, agar tujuan komunikasi dapat tercapai:
- Kecakapan
komunikasi
Kecakapan komunikasi disini berkaitan dengan kecakapan
komunikan dalam membaca, medengar serta menangkap apa yang dibaca dan
didengarnya.
- Sikap
Sikap disini berkaitan dengan sikap komunikan terhadap
komunikator serta pesan yang disampaikannya. Ketika seorang memiliki asumsi
yang negatif misalnya, komunikan cenderung akan bersikap acuh atau juga
sebaliknya.
- Pengetahuan
Pengetahuan komunikan terhadap pesan yang disampaikan
juga sangat mempengaruhi ringkat pemahaman komunikan terhadap pesan yang
disampaikan. Misalnya pesan berisi informasi mengenai kehamilan tidak tepat
untuk disampaikan kepada anak SD.
- Keadaan
Lahiriah
Manusia normal memliki indra penglihatan, pendengaran,
peraba, perasa, dan penciuman. Namun terdapat beberapa orang yang mengalami
disabilitas taua kecacatan seperti tidak bisa melihat atau mendengar. Hal ini
perlu diperhatikan, agar pesan yang disampaikan dapat diterima sengan baik.
5. Feedback
Feedback atau umpan balik merupakan respon yang
diberikan komunikan untuk menanggapi pesan yang telah diterimanya dari
komunikator. Sama seperti keempat unsur komunikasi yang telah disebutkan
sebelumnya, feedback memegang peranan penting dalam tercapainya tujuan
komunikasi. Feedback dari komunikan akan mengukur apakah komunikasi berjalan
dengan baik, apakah komunikan memahami pesan yang disampaikan, dan apakah
tujuan komunikasi tercapai atau tidak.
Feedback dari komunikan bisa berupa apa saja, baik
gesture tubuh seperti gelengan atau anggukan kepala, senyuman atau prilaku
seperti mencatat informasi, atau juga ucapan tanggapan berupa gumaman tertentu.
Feedback sendiri dibagi menjadi dua kategori, yatu:
- Feedback
negatif
Feedback negatif merupakan respon yang sifatnya
cenderung tidak setuju atau menolak pesan yang disampaikan. Contohnya
bersikap acuh, gelengan kepala, atau semacamnnya.
- Feedback
positif
Feedback positif merupakan respon yang menunjukkan
persetujuan komunikan terhadap pesan yang disampaikan. Misalnya berupa anggukan
kepala, senyuman, atau sikap responsif lainnya.
Selain kelima unsur utama diatas,
terdapat beberapa unsur lain yang juga mempengaruhi keberhasilan sebuah
komunikasi. Unsur tersebut antara lain gangguan atau noise, lingkungan,
encoding dan decoding, serta dampak komunikasi. Gangguan atau noise disini
merupakan faktor yang dapat merusak komunikasi. Gangguan yang sifatnya
tiba-tiba, tidak diperkirakan akan terjadi.Misalnya
ganguan suara music yang keras dari luar gedung tempat penyampaian pesan sedang
berlangsung, atau gangguan akibat bencana alam seperti gempa, atau semacamnya.
a.
Gangguan atau Noise
Gangguan yang sifatnya
tiba-tiba, tidak diperkirakan akan terjadi, segala
sesuatu yang mengubah informasi yang disampaikan kepada penerima atau
mengalihkannya dari penerimaan tersebut. Ada dua macam gangguan dalam unsur
komunikasi, yaitu:
·
Gangguan teknis dan gangguan semantik, Gangguan teknis
misalnya orang yang mengalami kesulitan bicara atau bicaranya hanya
komat-kamit.
·
Gangguan semantik, yaitu bila penerima memberi arti
yang berlainan atas sinyal yang disampaikan oleh pengirim.
b.
Lingkungan
Unsur lingkungan digolongkan kedalam lingkungan
psikologis, lingkungan social budaya, serta lingkungan fisik dan dimensi waktu
komunikan dengan komunkator
c.
Encoding dan Decoding
Encoding
atau
penyandian adalah berkaitan dengan proses pengumbahan informasi
menjadi sebuah pesan oleh komunikator.
Decoding
adalah penafsiran yang dilakukan oleh komunikan terhadap
pesan yang diterimanya.
Unsur dampak komunikasi muncul setelah umpan balik
diberikan oleh komunikan. Dampak komunikasi yang terjadi bergantung pada
feedback dari komunikan serta tanggapan yang diberikan komunikator.
Dampak disini bisa berupa perubahan prilaku dari komunikan, atau
perubahan opini, atau semacamnya.
3.
Bentuk Dasar dari Komunikasi
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia
bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk
komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan
lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan
makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain. Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang
dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi
dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai
komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience Adapun dalam
berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun
dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti
:
• Berbicara dan
Menulis Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan
dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
• Mendengarkan dan
Membaca Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua
arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan
mendengar (listening) dan membaca (reading).
2. Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar
dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki
sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami
dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi,
simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi
verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam
komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan
tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami.
Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
• Menyediakan dan
memberikan informasi
• Mangatur alur
suatu percakapan
• Mengekspresikan
emosi
• Memberi sifat
dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
• Mengendalikan
atau mempengaruhi orang lain
• Mempermudah
tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah.
4.
Bisnis dalam Pandangan Komunikasi
Dalam konsep dan azas komunikasi modern yang lebih
menekankan pada kebutuhan komunikan dan kesiapan dari komunikan dalam proses
komunikasi, hal ini lebih pentinga dari fungsi pesan dan tujuan dari
komunikator, ini disebabkan oleh prinsip – prinsip yang lebih modern yang lebih
mempertimbangkan dan memperhitungkan pada peluang dari pada produksinya.
Walaupun konsep permintaan berkaitan dengan konsep permintaan (Anda dapat
mempelajari ekonomi mikro), tetapi dalam kenyataan di pasar tidak secara
otomatis jika pada saat kelebihan barang dan jasa secara langsung akan membuat
pasar menjadi jenuh atau sebaliknya dengan kelangkaan barang dan jasa akan
menyebabkan timbulnya suatu peluang pasar, mengapa demikian, hal ini disebabkan
oleh :
1. Secara
realita psikologis suatu kebutuhan dapat diciptakan.
Kebutuhan akan barang secara individual, dalam kontek
ini peluang pasar dapat di buat dengan mekanisme komunikasi secara
berkesinambungan dengan membentuk nilai – nilai social, preferensi dan fungsi.
2. Peluang
pasar ditentukan oleh citra, kebutuhan dan perilaku konsumen tentang barang dan
jasa. Jika suatu produk dapat menyakinkan konsumen dalam hal kredibilitas,
memiliki fungsi, ada jaminan keamanan dan memiliki keunggulan lain, maka
peluang pasar akan terbentuk.
Secara umum selalu timbul permasalahan dimana konsumen
– pasar tidak mengetahui informasi dan keberadaa barang dan jasa di pasar, yang
disebabkan umumnya kurang baik dan kurang memadai dalam menjalankan strategi
komunikasi. Hal ini harus dikembangkan strategi komunikasi yang baik dan
efektif ke pasar, yaitu dengan menjalankan promosi, seperti :
- Kegiatan
hubungan antar manusia
- Kegiatan
hubungan masyarakat
- Kegiatan
advertensi atau iklan
- Kegiatan
promosi melalui media elektronik
- Kegiatan
promosi dan penjualan melalui media internet
- Mengembangkan
system informasi perusahaan
- Mengembangkan
keahlian komunikator dalam bisnis
B.
Perananan Komunikasi dalam Dunia Bisnis
1.
Peranan Komunikasi dalam Bisnis
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi akan
ditentukan oleh kesamaan pemahaman antar orang yang terlibat dalam kegiatan
komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara
penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi komunikasi. Komunikasi
organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis
dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya penyerapan informasi dengan lebih
mudah dan jelas.
Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal
akan lebih mudah diserap dan dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan
dibandingkan hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi
hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga
sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan
esekutif menunjukan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok
diantara berbagai factor personal yang diperlukan untuk memperomosikan
menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill,2002).
Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan
salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya,komunikasi efektif dalam suatu organisasi
dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dank unci kesuksesan.
Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan
oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis,
seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal:
1.
Presepsi
Komunikasi harus dapat memprediksi apakah pesan yang
disampaikan dapat diterima komunikan.
2.
Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu factor keberhasilan komunikasi bisnis dalam
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrase
informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup
beberapa factor antara lain, pertama, cakupan (range) produksi jasa komunikasi
data yang memiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur
mempunyai perbedaan karakteristik system informasi yang dibutuhkan sehingga
diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Converage.
Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengigat
lokasi manufacture yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural
area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan
syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Factor
biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap
dapat ditingkatkan.
2.
Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis
1.
Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Umum
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk mendukung tujuan
bisnis agar lebih efektif dan efisien dalam rangka memperbaiki pengelolaan
bisnis.
2.
Tujuan Komunikasi Bisnis Secara Khusus
Komunikasi Bisnis bertujuan untuk menciptakan
interaksi atau hubungan di dalam perusahaan dengan konsumen, perusahaan dengan
lembaga pemerintah, sesame dunia usaha, serta dengan lingkungan sehingga
tercipta hubungan yang harmonis yang ditandai oleh tercapainya tujuan bisnis
juga semakin meningkatnya pertumbuhan bisnis.
3.
Umpan Balik dan Bentuk-bentuknya
Dalam melakukan komunikasi bisnis, terdapat 2 manfaat
secara umum yang dapat diperoleh yaitu:
1.
Manfaat Eksternal
Komunikasi bisnis dengan pihak ketiga yang efektif
membawa dampak positif dalam keberhasilan usaha bisnis dan upaya membangun
citra perusahaan di mata masyarakat. Contohnya: laporan, brosur dan presentasi
bisnis yang disusun secara professional dapat meningkatkan citra perusahan.
Komunikasi bisnis yang tidak efektif yaitu sangat
mahal biayanya, menurunkan cita perusahaan, memboroskan jam kerja dan menjauhkan
pelanggan.
2.
Manfaat
Internal
Kemampuan berkomunikasi secara efektif menunjang karir
eksekutif perusahaan.
8 hal yang menjadi perimbangan mempromosikan jenjang
karir eksekutif :
a. Kemampuan
bekerja keras
b. Kemampuan
manajemen
c. Kepercayaan diri
d. Kemampuan
mengambil keputusan yang sehat
e. Latar
belakang akademis
f. Mempunyai
ambisi untuk maju
g. Kemampuan
berkomunikasi secara efektif
h. Berpenampilan
menarik
4.
Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi
Kesalahpahaman merupakan fenomena komunikasi yang tak
jarang terjadi. Bahkan disebut kejadian normal. Sering disebut akibat dari
adanya disortasi informasi. Terjadi penyimpangan penafsiran antara yang
dimaksud pengirim dan dinterpretasikan sang penerima pesan. Beberapa contoh
kesalahpahaman antara lain adalah dalam menanggapi poin-poin penting suatu
rapat; karyawan yang kurang memahami uraian pekerjaan dan tanggung jawabnya;
ketidaktahuan dalam menindak lanjuti instruksi, surat-surat dan penggumuman;
kesalahan dalam menanggapi gagasan pimpinan dan rekan kerja; dan kesalaha
pahaman dalam teknik atau cara berkomunikasi dengan baik.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kesalahpahaman
khususnya karena faktor komunikasi adalah
1. Kondisi
pelaku komunikasi seperti tingkat pendidikan, pengetahuan tentang kerja dan
kondisi fisik
2. Isi pesan
seperti kejelasan, dan isi kalimat
3. Media seperti
jumlah dalam mutu fasilitas
4. Kebisingan
dalam hal fisik dan psikologi lingkungan kerja
5. Bahasa tubuh seperti dalam hal cara tutur kata, dan
gerak tubuh. Semakin tinggi standar elemen-elemen tersebut diterapkan maka
kemungkinanya terjadi disortasi informasi dan kesalahpahaman semakin rendah.
5.
Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi efektif sangat berpengaruh dalam mengatasi
hambatan yang dihadapi dalam berkomunikasi. Ada tiga hal yang perlu
diperhatikan untuk memperbaiki komunikasi.
1.
Membuat
suatu pesan lebih berhati-hati
Perhatikan tujuan berkomunikasi dan para penerima
pesan. Katakana apa yang dikehendaki oleh mereka, gunakan Bahasa yang jelas, sederhana,
mudah dipahami, jelaskan poin-poin penting, dan tekankan serta telaah ulang
poin-poin yang penting.
2.
Minimisasi
gangguan dalam proses komunikasi
Jika suatu pesan disampaikan secara lisan, perhatikan
bagaimna lokasi atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang,
akustik/sound system yang baik, tempat duduk yang teratur, ruangan sejuk, dsb.
Jangan sampai ada gangguan disaat penyampaian pesan.
3.
Mempermudah
upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan
Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut
memberikan suatu manfaat yang cukup berarti, maka harus dapat merencanakan
bagaimana dan kapan suatu pesan yang disampaikan kepada penerima.
C.
Komunikasi dalam Organisasi
1.
Pola Komunikasi Bisnis
Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran
(Purwanto, 2006 : 40 - 45), yaitu :
a. Saluran
Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun
matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai
dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses
penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi
informasinya dapat berbentuk 4 pola yaitu
:
1. Komunikasi dari atas ke bawah
Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas
(manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk
perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan
sebaik-baiknya.
Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai
lima tujuan pokok, yaitu :
1.
Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,
2.
Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaa harus
dilaksanakan,
3.
Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik
organisasional,
4.
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para
karyawan,
5.
Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam
membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang ingin dicapai.
2.
Komunikasi dari bawah ke atas
Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication)
berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke
atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya
disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.
3.
Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau
sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral
communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang
memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.
Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk
melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau
department yang memiliki kedudukan sejajar.
4.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat
(level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara
manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian
promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.
Saluran Komunikasi Informal
Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang
ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan
kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang
mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor
yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan
sinetron TV, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan
dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.
5.
Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada 2 hal yang perlu diperhatikan dalam mengelola
komunikasi, yaitu :
- Penanganan pesan-pesan yang
bersifat rutin
Untuk dapat memaksimalkan manfaat dan meminimalkan
biaya, seorang manajer perlu memperhatikan hal berikut ini:
- Mengurangi
jumlah pesan
- Instruksi
yang jelas
- Mendelegasikan
tanggung jawab
- Melatih
petugas
- Penanganan Krisis Komunikasi
Cara penanganan krisis di suatu perusahaan tentu
berbeda dengan perusahaan lain. Namun, munculnya krisis dalam suatu perusahaan
dapat mempunyai pengaruh terhadap masa depan produk maupun reputasi perusahaan
bersangkutan. Dalam kaitannya dengan krisis komunikasi tersebut, ada 2
falsafah dalam komunikasi yaitu:
1. Bersikap diam, tidak mengatakan sesuatu, atau
2. Katakan apa yang terjadi dan segera
Namun, beberapa ahli hubungan masyarakat (public
relation) menyarankan agar perusahaan menangkis rumor yang beredar dalam
masyarakat dengan cara menjelaskan dengan cara apa yang menjadi masalahnya
secara terbuka tanpa ditutup-tutupi kepada public (masyarakat umum) dan
karyawan-karyawannya. Pada saat yang sama, perusahaan harus mencari sumber
masalahnya dan berusaha mengendalikannya. Satu hal yang paling penting dalam
menangani setiap kasus adalah mengusahakan agar pikiran tetap dalam kondisi
tenag, kalem, dan tidak gegabah. Tenang dalam artian bahwa penanganan suatu
kasus perlu pemikiran jernih dan tidak dalam kondisi emosional. Suatu tanggapan
yang rasional akan membantu memberikan inspirasi untuk mempertinggi rasa
percaya diri.
Dalam situasi krisis ekonomi, ada beberapa hal yang
dapat dilakukan seperti :
- Siapkan
tim yang terampil atau cekatan dalam penanganan krisis
- Usahakan
agar manajemen puncak segera bertindak pada saat krisis terjadi
- Ciptakan
sebuah pusat informasi sebagai representasi perusahaan yang dilengkapi
dengan berbagai peralatan elektronik komunikasi
- Ceritakan
suatu kejadian secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang
salah segera mohon maaf
- Tunjukkan
keseriusahan perusahaan, bukan saja dalam pernyataan tetapi dalam wujud
nyata.
6.
Masalah Komunikasi dalam Bisnis
D.
Jenis-jenis Komunikasi
1.
Komunikasi menurut Penyampaiannya
a. Komunikasi
lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi
secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk
ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.
b. Komunikasi
tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa
tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:
1.
Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk
menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk
ditulis dengan maksud tertentu.
2.
Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim
berita yang sifatnya komplek.
3.
Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu
berita dalam bentuk daftar.
4.
Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena
hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau
kalimat.
5.
Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan
sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
2. Komunikasi menurut Kelangsungannya
Dalam sebuah proses komunikasi yang dilakukan oleh dua
orang ataupun lebih, dapat diketahui interaksi antara kedua belah pihak atau
lebih tersebut sebagai mana berikut:
1. Komunikasi
langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang
dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media
komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.
2. Komunikasi
tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik
itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.
3.
Komunikasi menurut Perilaku
Komunikasi dipelari oleh manusia melalui proses
kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain sebagainya yang tentunya akan
secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan posisi seseorang didalam masyarakat,
berikut merupakan jenis komunikasi menurut perilakunya:
- Komunikasi
formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi,
komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya
sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.
- Komunikasi
informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak
ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang
juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan,
misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.
- Komunikasi
nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara
bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan
pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.
4.
Komunikasi menurut Maksudnya
Menurut maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa
komunikasi yang jika diperhatikan dilakukan dengan maksud tertentu dari
yang menyampaikan informasi, inisiatif komunikator menjadi suatu penentu
diantaranya adalah:
- Pidato
- Ceramah
- Wawancara
- Memberi
tugas atau perintah
5.
Komunikasi menurut Ruang Lingkupnya
Ruang lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi
yang sedang dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat
dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi Internal.
Komunikasi yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan
organisasi atau perusahaan yang terjadi diantara anggota organisasi atau
perusahaan tersebut saja (komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya
komunikasi internal dibagi lagi menjadi 3 macam yaitu:
- Komunikasi
vertikal
- Komunikasi
horizontal, dan
- Komunikasi
diagonal
- Komunikasi Eksternal.
Komunikasi eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara
organisasi kepada pihak masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan
tersebut.
Komunikasi dengan
pihak luar dapat berbentuk :
- Eksposisi,
pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
- Komperensi
pers
- Siaran
televise, radio, dan sebagainnya.
- Bakti
social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian,
kepercayaan, bantuan dan kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang
berkepentingan dapat berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.
6.
Komumikasi menurut Aliran Informasi
Komunikasi yang didasarkan menurut aliran informasi
dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi
satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak
saja.
- Komunikasi
dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam
hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau
feedbeck kepada komunikatornya.
- Komunikasi
ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
- Komunikasi
ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada
bawahan.
- Komunikasi
kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang
memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan
dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.
7.
Komunikasi menurut Jaringan Kerja
Di dalam sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi
akan dapat terlaksana menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan
kerja yang dinanungi. Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan
menjadi
1. Komunikasi
jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi
dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
2. Komunikasi
jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang
berbentuk seperti lingkaran.
3. Komunikasi
jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya
yang dilalui lebih pendek.
8.
Komunikasi menurut Peranan Individu
Komunikasi yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak
lain baik secara kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan
individu sangat mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa
macam antara lain :
- Komunikasi
antara individu dengan individu yang lain
- Komunikasi
antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
- Komunikasi
antara individu dengan dua kelompok atau lebih
9.
Komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi
Komunikasi yang
selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok. Jumlah
dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu sendiri,
disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu dapat
dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi
perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual
antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi
juga.
- Komunikasi
kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group
tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam
kelompok.
10.
Komunikasi menurut Cara Penyampaiannya
Menurut cara penyapaian informasi
dapat dibedakan menjadi :
1. Komunikasi Lisan.
Yang terjadi secara langsung dan
tidak terhalang oleh jarak, dimana ke dua belah pihak dapat bertatap muka.
Yang terjadi secara tidak langsung
karena terhalang oleh jarak.
2. Komunikasi Tertulis.
Yang dilaksanakan dalam bentuk surat
dan digunakan untuk menyampaikan informasi dan berita dengan singkat. Jelas
tetapi dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
·
Naskah, yang biasanya digunakan untuk menyampaikan
berita dan informasi yang bersifat kompleks
·
Blangko-blangko, yang biasanya digunakan untuk
mengirimkan berita dalam suatu daftar.
·
Gambar dan foto, Karena tidak dapat diungkapkan dengan
kata-kata atau kalimat.
·
Spanduk, yang biasa digunakan untuk menyampaikan
informasi kepada masyarakat.
·
Dalam berkomunikasi secara tertulis, hendaknya
dipertimbangkan maksud dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Dan butuh resiko
dari komunikasi tertulis tersebut aman dan mudah dimengerti .
11.
Komunikasi menurut Jumlah Pelaku dalam Komunikasi tersebut
Komunikasi berdasarkan Jumlah yang berkomunikasi ,
dapat dibedakan menjadi :
a.
Komunikasi Perseorangan , yaitu
komunikasi yang terjadi dengan cara perseorangan atau individu antara pribadi
dengan pribadi mengenai persoalan yang bersifat pribadi juga.
- Komunikasi
Kelompok , yaitu komunikasi yang terjadi pada kelompok
mengenai persoalan - persoalan yang menyangkut kepentingan kelompok.
Perbedaanya dengan komunikasi perseorangan yaitu komunikasi ini lebih
terbuka dibandingkan dengan komunikasi perseorangan.
E.
Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
1.
Keuntungan Menguasai Teknologi Informasi
Dalam bidang sosial, kemajuan teknologi komunikasi
yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang
lain.
Lain halnya dengan bidang pendidikan, informasi yang
dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan,
inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang
semakin memudahkan proses pendidikan, kemajuan teknologi informasi juga akan
memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang
berbasis teleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan
peserta didik berada dalam satu ruangan yang sama, juga sistem administrasi
pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan
sistem teknologi informasi.
2.
Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis
Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya
digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring
utilitas lain. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis,
sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif. Layanan TIK sekarang digunakan
oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai
layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di
semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan
jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem
yangcost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika
para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya
yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk
mengembangkan sendiri jejaring privat.
Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan
produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan
kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan
produk dan disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas
kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa,
karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi
tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan
penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan
pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat
bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan
finansial.
3.
Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis
Membuat keputusan adalah suatu
proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin
berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri
yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha
mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal,
mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga
sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.
Hal yang perlu di perhatikan saat membuat keputusan :
- Terlebih
dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.
- Identifikasi,
bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan
fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus
menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.
- Keberanian
dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan
- Bersedia
untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.
- Ambillah
risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar
- Dalam
keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah
berhasil pada masa lampau.
- Jauhilah
keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi
yang sekarang.
- Keputusan
perlu diuji cobakan dahulu.
F.
Perencanaan Pesan-pesan Bisnis
1.
Penentuan Proses Komposisi
Proses komposisi ( composition process ) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan
dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang komposer.
Begitu halnya dengan proses komposisi untuk pesan-pesan bisnis.
Pesan bisnis yang efektif bertujuan
untuk menarik perhatian pihak lawan komunikasi, krena itu pesan harus ringkas
dan menunjukkan tujuan yang jelas. Tujuan dalam penulisan pesan bisnis yang
efektif adalah lebih bersiafat untuk menyatakan ide daripada mengesankan lawan
komunikasi.
Proses komposisi bukan
merupakan faktor yang bersifat wajib ditaati sehingga langkah-langkah dalam
penyusunan pesan tidak harus mengikuti rumus tertentu yang bersifat matematis,
melainkan diperlukan kesesuaian dengan kebutuhan, kondisi, dan situasi komunikasi.
2.
Penentuan Tujuan
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
1.
Memberi
informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai
baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang
yang ada.
2.
Membujuk
atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
3.
Melakulakan
kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui
jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan
kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing
3.
Analisis Audience
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi
komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki
pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
a.
Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya relatif lebih mudah
dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit. Demikian juga, reaksi atas
pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal pada umumnya bisa
diperkirakan.
b.
Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu dikenali orang-orang
terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.
c.
Menetapkan jumlah dan komposisi audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis pesan bisnis yang
ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan bisnis yang
ditujukan kepada banyak orang.
d.
Mengukur Tingkat Pemahaman Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama pengirim , maka pada
umumnya mereka dianggap memiliki p[emahaman yang relatif sama terhadap suatru
pesan.
e.
Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada reaksi yang
diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
f.
Memenuhi Kebutuhan Informasi Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan penerima . Memenuhi
kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci sukses pesan bisnis.
4.
Penentuan Ide Pokok
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme)
yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai
melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan
topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas.
Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan
isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok
dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide
pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
- Storyteller’s
Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas,
dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga
ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
- Random
List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas
kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut.
Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan
yang tidak penting.
- Conclusions,
Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan diberikan.
- Journalistic
Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik
sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan,
di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik,
akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
- Question
and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi
perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta
petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem
senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya
untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah
berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau
relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai
keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.
5.
Seleksi Saluran dan Media
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat
disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan
mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud
pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.
a. Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam
bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung
(tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan
presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman,
praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan
umpan balik (feed back).
b. Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya
surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis
duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat,
kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh
dengan waktu cepat.
G.
Pengorganisasian dan Revisi Pesan-pesan Bisnis
1.
Pengorganisasian melalui Outline
Ada dua tahapan dalam pengorganisasian pesan bisnis,
yaitu mendefinisikan dan mengelompokkan ide – ide, dan menetapkan urutan ide –
ide dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati – hati. Selain itu,
ada dua pendekatan dalam menentukan urutan pesan bisnis, yaitu pendekatan
langsung dan pendekatan tidak langsung. Perbedaannya terletak pada kemunculan
ide pokok. Jika dalam pendekatan langsung, ide pokok muncul di awal sedangkan
pada pendekatan tidak langsung, ide pokok muncul di akhir. Setelah itu, kita
bisa memilih rencana organisasional yang cocok, misalnya:
- Direct
request: penyampaian yang langsung pada poin yang dituju (to the point),
cocok menggunakan pendekatan pendekatan langsung.
- Pesan-pesan
rutin, good news, atau goodwill: cocok dengan menggunakan pendekatan
langsung.
- Pesan-pesan
bad news: pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak langsung.
- Pesan-pesan
persuasive: pendekatannya adalah dengan cara tak langsung.
2.
Pemilihan Kata yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis
kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti
adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu
diperhatikan hal-hal berikut:
- Pilihlah
kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk
mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang
baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses
penyampaian pesan – pesan bisnis.
- Pilihlah
kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah
dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan
bahasa yang baik dan benar.
- Hindari
kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan
penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya
maksud dari pesan-pesan bisnis.
3.
Membuat Kalimat yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal,
yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam
setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam
predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan
merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya
berupa kata benda.
- Tiga
jenis kalimat
a.
Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek
dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan
objek baik langsung maupun tidak langsung.
b.
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa
independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan
lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan
klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak
memiliki klausa yang utuh.
c.
Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan
satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.
- Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf,
pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan
berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif
dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara
mengembangkan paragraf:
a.
Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan
suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b.
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara
membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan
pemikiran yang lain.
c.
embahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu
pokok bahasan tertentu.
d.
Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim
pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih
terarah atau terfokus.
e.
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat
diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi
suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga
jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan
ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau
kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan
jelas.
Sumber
Komentar
Posting Komentar